第一．用户复印的种类
用户复印方式会因各自的实际需要而有不同，有些用户只进行A3复印，有些用户原稿的黑白比率很高，有些用户经常进行立体物件的复印。这些都会对复印机耗材的使用产生影响。
如果经常使用黑白比率较高的原稿或立体物件来进行复印，其耗材的消耗程度比正常情况下来得快。比如用户经常使用A3复印，则须告知用户复印尺寸和复印张数之间的关系，如A3=2*A4。
第二．有无专人负责
租用复印机有专人负责的复印机，其日常使用会比较规范。如果有故障发生，对租用复印机故障的描述，不良样张的保存等等都会比较完整。这样有助于延长复印机的使用寿命，也方便工程师们快速的解决复印机的故障。当然，这跟用户自身有关。
第三．复印机使用的纸张
纸张的品质、克重、纸张类型均能影响到复印机的使用。如果纸张上纸屑过多，这些纸屑会附着在复印机的关键部件上；纸张太轻或太重，会导致纸张在纸路上不正常的通行；如果使用的纸张不是以纸浆为主要成份的中性复印纸，则根据纸张的材料特性差异，影响复印品质量或感光鼓、显影剂、定影上下辊、转印带，输纸轮等零件的实际使用寿命，因此选用合适的纸张，对复印机的正常使用十分必要。
第四．用户每月的复印量
租用复印机内部的一些部件会随着复印张数的上升而出现磨损现象，最终，这些部件会因使用寿命已到而不能正常工作。所以，用户的月复印量是场地工程师对复印机实施维护保养的标尺。在机器安装之前，根据用户的月复印量合理安排今后的维护保养工作，对售后服务工作的实施和提高工作效率是很必要的。
